Prüfung und Nachweisführung
Ich prüfe Managementsysteme und Dienstleister anhand vereinbarter Kriterien. Anforderungen, Kritikalität und Risiken bestimmen Umfang und Stichproben. Für anstehende externe Prüfungen unterstütze ich auch die Vorbereitung – als eigenständige Beratungsleistung.
Marc PölckowPersönliche Beratung · Hannover und bundesweitZusammenarbeit
Wir klären Prüfanlass, Ergebnisse und meine Rolle. Bei Lieferanten stimmen wir zusätzlich Prüfrechte, Zugänge und Ansprechpartner ab.
Unabhängige Prüfung
Für bestehende Managementsysteme oder ausgewählte Prozesse, deren Umsetzung anhand festgelegter Kriterien objektiv geprüft werden soll.
Prüfung von Drittparteien
Für Auftraggeber, die Sicherheitsanforderungen an Dienstleister, ausgelagerte Prozesse oder kritische Lieferanten überprüfen möchten – insbesondere in regulierten Lieferketten.
Vorbereitende Beratung
Für anstehende Zertifizierungs- oder Kundenprüfungen, wenn Nachweise, Zuständigkeiten und offene Punkte vorab geordnet werden müssen.
Was Sie in der Hand haben
Mögliche Ergebnisse eines internen Audits oder Lieferantenaudits. Umfang und benötigte Nachprüfungen richten sich nach dem Auftrag.
Meine Arbeitsweise kennenlernenUmsetzung in der Praxis
Eine belastbare Auditvorbereitung verbindet Prüfkriterien mit tatsächlich umgesetzten Abläufen. Eine Dokumentensammlung allein zeigt noch nicht, ob die Vorgaben im Alltag eingehalten werden. Mit diesen vier Schritten lassen sich Nachweislücken und offene Zuständigkeiten vor dem Termin erkennen.
Klären Sie Anlass, betroffene Standorte und Prozesse, Prüfzeitraum sowie maßgebliche Norm-, Vertrags- oder interne Anforderungen. Fordern Sie Agenda und Unterlagenliste an. Benennen Sie fachliche Ansprechpartner und Vertretungen. So wird sichtbar, welche Auskünfte Ihr Team vorbereiten muss.
Ordnen Sie jedem Kriterium die geltende Vorgabe und einen passenden Umsetzungsbeleg zu. Die Matrix enthält Dokumentenstand, betrachteten Zeitraum, Ablageort, verantwortliche Person und offene Punkte. Eine Richtlinie beschreibt den Soll-Zustand; ein freigegebenes Prüfprotokoll oder ein nachvollziehbares Ticket kann die Durchführung belegen.
Lassen Sie Verantwortliche an ausgewählten echten Vorgängen erklären, wie der Prozess funktioniert. Stimmen Aussage, Richtlinie und Beleg überein? Fehlende Nachweise werden als offen erfasst; rückwirkend erfundene Freigaben sind keine Lösung. Zugriffsrechte und vertrauliche Inhalte werden vor der Weitergabe geprüft.
Im Abschlussgespräch werden Prüfungsumfang, wesentliche Ergebnisse und Grenzen erläutert. Für jede Feststellung sollten Kriterium, Sachverhalt und Nachweis klar sein. Sachliche Unstimmigkeiten und nachgereichte Belege werden nachvollziehbar behandelt. Zuständigkeiten, vereinbarte Fristen und das weitere Vorgehen gehören ins Protokoll; die Bewertung bleibt Aufgabe der unabhängigen Prüfperson.
Praktische Unterlagenliste: Prüfauftrag und Agenda, geltende Vorgaben, Nachweismatrix, ausgewählte Umsetzungsbelege, frühere Feststellungen und Maßnahmenstatus. Vorbereitung und unabhängiges Audit bleiben getrennte Rollen. Umfang und Stichproben werden für den konkreten Auftrag vereinbart.
So können Arbeitsergebnisse aussehen
Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz: Eine interne Richtlinie verlangt eine vierteljährliche Berechtigungsprüfung. Diese Frist ist eine Annahme des Beispiels und keine allgemeine gesetzliche Vorgabe. Das Audit untersucht die dokumentierte Durchführung für zwei ausgewählte Anwendungen im zweiten Quartal.
Der Nachweis verbindet damit Kriterium, Stichprobe, Feststellung, Ursache, Maßnahme und Nachprüfung. Er macht den Bearbeitungsstand prüfbar und begrenzt die Aussage auf den tatsächlich untersuchten Umfang.
Der gemeinsame Weg
Wir stimmen Anlass, Umfang, Kriterien und Berichtsempfänger ab. Bei Lieferanten klären wir Prüfrechte und Zugänge. Ich prüfe meine Unabhängigkeit und lege mögliche Interessenkonflikte offen.
Ich sichte die Unterlagen und plane Gespräche und Stichproben anhand der relevanten Risiken. Kritikalität, Standorte und verfügbare Nachweise bestimmen die Prüftiefe und das Vorgehen vor Ort oder remote.
Interviews, Dokumente und Umsetzungsnachweise werden abgeglichen. Sachverhalte werden mit den Verantwortlichen geklärt und im Abschlussgespräch erläutert.
Sie erhalten den Bericht. Ihre Verantwortlichen legen Maßnahmen und Termine fest; Umfang und Zeitpunkt einer Nachprüfung vereinbaren wir gesondert.
Für ein erstes Gespräch
Ein kurzer Überblick reicht zunächst aus. Vorhandene Unterlagen sichten wir anschließend im vereinbarten Rahmen.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zu Umfang, Zusammenarbeit und Verantwortung.
Ausgangspunkt sind Prüfauftrag, Kriterien und Agenda. Dazu kommen geltende Richtlinien, Prozessbeschreibungen, geeignete Umsetzungsbelege und der Status früherer Feststellungen. Eine Nachweismatrix ordnet Dokumentenstand, Prüfzeitraum, Zuständige und offene Punkte zu. Welche Stichproben die Prüfperson tatsächlich auswählt, wird dadurch nicht vorweggenommen.
Prüfungsumfang, Kriterien, wesentliche Ergebnisse und Einschränkungen werden erläutert. Feststellungen sollen mit Sachverhalt und Nachweisen nachvollziehbar sein. Offene Sachfragen, mögliche Korrekturen, Berichtstermin und das Vorgehen zur Maßnahmenverfolgung werden festgehalten. Die Verantwortlichen bestimmen die Maßnahmen; die unabhängige Prüfperson verantwortet ihre Bewertung.
Wenn die vereinbarten Abschlusskriterien erfüllt und belegt sind. Je nach Feststellung gehören dazu Korrektur, Ursachenbehandlung und eine Prüfung der Wirksamkeit. Umsetzung und Wirksamkeit können zu unterschiedlichen Zeitpunkten nachweisbar sein. Ein erledigtes Ticket oder eine neue Richtlinie allein belegt nicht, dass die Ursache dauerhaft behoben ist.
Wir vereinbaren die einschlägigen Kriterien vorab, beispielsweise Anforderungen an Ihr ISMS, interne Vorgaben oder konkrete Kundenanforderungen. Umfang und fachliche Eignung werden für den Auftrag geklärt.
Die Prüfung erfolgt im vereinbarten Umfang mit risikobasierten Stichproben. Auswahl, Nachweise und Grenzen werden dokumentiert. Eine Stichprobe erlaubt keine Aussage über jeden einzelnen Vorgang.
Dokumentenprüfung und Interviews können häufig remote stattfinden. Wenn Abläufe, Standorte oder Schutzmaßnahmen unmittelbar vor Ort beurteilt werden müssen, berücksichtigen wir dies in der Planung.
Die Umsetzung liegt bei Ihren Verantwortlichen. Ich kann die Nachverfolgung begleiten und vereinbarte Nachprüfungen durchführen. Operative Gestaltung und unabhängige Wirksamkeitsprüfung werden dabei personell getrennt.
Ein Audit kann sinnvoll sein, wenn eine Leistung kritisch ist, wesentliche Nachweise fehlen, Auffälligkeiten bestehen oder vertragliche beziehungsweise regulatorische Anforderungen eine vertiefte Prüfung erfordern. Nicht jeder Lieferant benötigt denselben Prüfaufwand. Wir klären zunächst Kritikalität, vorhandene Nachweise und die vereinbarten Prüfrechte.
Ja. Ich unterstütze bei der Einordnung der Kundenanforderungen, beim Zusammenführen Ihrer Nachweise und bei der Vorbereitung von Prüfgesprächen.
Aus der Praxis erklärt
Nennen Sie Prüfanlass, betroffene Prozesse oder Dienstleister und Ihren Zeitrahmen. Wir klären den passenden Umfang für ein internes Audit, ein Lieferantenaudit oder die Prüfungsvorbereitung.