Datenschutzberatung und externer DSB

Ich unterstütze Unternehmen, Organisationen und Behörden bei Datenschutzprojekten und begleite laufende DSB-Mandate. Tatsächliche Verarbeitungen, geltende Anforderungen und Risiken für betroffene Personen bestimmen Umfang und Vorgehen. Beratungs- und Überwachungsaufgaben werden klar abgegrenzt.

Datenschutzberatung anfragen DSB-Mandat besprechen

Marc PölckowPersönliche Beratung · Hannover und bundesweit

Zusammenarbeit

Datenschutzprojekt oder laufendes DSB-Mandat

Ein Projekt zur Umsetzung und ein unabhängiges DSB-Mandat erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Wir grenzen Auftrag und Rollen ab und knüpfen an Ihre vorhandenen Datenschutzstrukturen an.

Projektbezogene Beratung

Projektbezogene Datenschutzberatung

Ich unterstütze bei der Bestandsaufnahme, beim Abgleich mit Datenschutzanforderungen und bei der Bearbeitung konkreter Lücken. Dokumentation und Abläufe sollen im Tagesgeschäft nutzbar bleiben und von Ihren Verantwortlichen gepflegt werden können.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzprozesse strukturieren
Technische und organisatorische Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren
Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Nachweise zusammenführen
Dienstleister und Auftragsverarbeitung sowie Löschung und Betroffenenanfragen organisatorisch einbeziehen

Datenschutzprojekt besprechen

Laufendes Mandat

Mandat als externer Datenschutzbeauftragter

Ich übernehme die unabhängige Beratungs- und Überwachungsfunktion. Bei der Aufgabenwahrnehmung berücksichtige ich gemäß Art. 39 DSGVO die mit den Verarbeitungen verbundenen Risiken.

Verantwortliche und Beschäftigte unterrichten und beraten
Datenschutzvorgaben und deren Umsetzung überwachen
Anfragen Betroffener begleiten und mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten
Zur Datenschutz-Folgenabschätzung beraten und deren Durchführung überwachen

DSB-Mandat anfragen

Was Sie in der Hand haben

Arbeitsergebnisse für Datenschutz und Rechenschaft

Die folgenden Beispiele zeigen mögliche Arbeitsergebnisse. Welche davon benötigt werden, legen wir im Auftrag fest.

Meine Arbeitsweise kennenlernen

Verarbeitungsverzeichnis und TOMs: Vorhandene Verarbeitungen, Schutzmaßnahmen und Unterlagen sind abgeglichen; fehlende oder veraltete Angaben werden sichtbar.
Abgegrenzte Aufgaben und Rollen: Die Aufgaben von Leitung, operativer Umsetzung und Datenschutzbeauftragtem sind nachvollziehbar zugeordnet.
Maßnahmenübersicht nach Datenschutzrisiko: Offene Punkte sind nach Risiken für betroffene Personen, Dringlichkeit und Aufwand geordnet und mit Zuständigkeiten verbunden.
Dokumentierte Beratung und Überwachung: Empfehlungen, Feststellungen und Entscheidungen sind entsprechend dem Auftrag mit den zugehörigen Nachweisen verknüpft.
Dienstleister und Datenschutzabläufe: Relevante Dienstleister, vertragliche Prüfpunkte und Schutzmaßnahmen sind zugeordnet. Abläufe für Löschung, Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfälle werden nach dem vereinbarten Bedarf abgestimmt.

So können Arbeitsergebnisse aussehen

Beispiel: Einen Bewerbungsprozess dokumentieren

Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz: Ein Unternehmen möchte seinen Bewerbungsprozess mit den vorhandenen Datenschutzunterlagen abgleichen.

Verarbeitung: Datenarten, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Löschfristen im Verarbeitungsverzeichnis erfassen; eingesetzte Dienstleister zuordnen.
Maßnahmen: Zugriffe, sichere Übermittlung und Löschung mit dem tatsächlichen Ablauf abgleichen. Offene Punkte mit Personalbereich und IT klären.
Verantwortung: Das Unternehmen entscheidet und setzt um. Beratung, Überwachung im DSB-Mandat und dokumentierte Entscheidungen bleiben unterscheidbar.

Der gemeinsame Weg

So wird der Datenschutzauftrag bearbeitet

Ausgangslage klären
Wir besprechen Anlass, relevante Verarbeitungen und vorhandene Datenschutzstrukturen.
Auftrag und Rollen abgrenzen
Wir klären Beratungsbedarf, ein mögliches DSB-Mandat und die Zuständigkeiten in Ihrer Organisation.
Prioritäten festlegen
Wir ordnen offene Punkte anhand der Risiken für betroffene Personen und planen die nächsten Schritte.
Umsetzung und Nachweise begleiten
Ihre Verantwortlichen setzen Maßnahmen um. Ich begleite entsprechend dem Auftrag mit Beratung, Dokumentationsunterstützung oder unabhängiger Überwachung.

Für ein erstes Gespräch

Mit einem Überblick beginnen

Ein kurzer Überblick reicht zunächst aus. Vorhandene Unterlagen sichten wir anschließend im vereinbarten Rahmen.

Anlass der Anfrage und gegebenenfalls anstehende Termine
Überblick über relevante Verarbeitungen und betroffene Organisationseinheiten
Vorhandenes Verarbeitungsverzeichnis, TOMs und weitere Datenschutzunterlagen
Interne Ansprechpartner und gegebenenfalls bereits benannter Datenschutzbeauftragter

Häufige Fragen

Fragen zu Beratung und DSB-Mandat

Die wichtigsten Fragen zu Umfang, Zusammenarbeit und Verantwortung.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen?

Bei Behörden und öffentlichen Stellen besteht im Anwendungsbereich der DSGVO grundsätzlich eine Benennungspflicht nach Art. 37 Abs. 1 Buchst. a; Gerichte sind bei ihrer justiziellen Tätigkeit ausgenommen. Bei Unternehmen und anderen nichtöffentlichen Stellen hängt die Pflicht von den Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und ergänzenden Vorschriften, insbesondere § 38 BDSG, ab. Wir klären die Einordnung anhand Ihrer Aufgaben und Verarbeitungen sowie des einschlägigen Bundes- oder Landesrechts.

Ist Beratung auch mit vorhandenem Datenschutzbeauftragten möglich?

Ja. Projektbezogene Unterstützung kann in Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten erfolgen. Wir klären den Auftrag und die Schnittstellen zu den bestehenden Verantwortlichkeiten.

Wie unterstützen Sie bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung?

Ich berate auf Anfrage zur Datenschutz-Folgenabschätzung und überwache im DSB-Mandat ihre Durchführung. Die Verantwortung für Durchführung, Bewertung und Entscheidungen bleibt beim Verantwortlichen.

Lässt sich Datenschutz mit bestehenden Sicherheitsstrukturen verbinden?

TOMs und Nachweise lassen sich mit vorhandenen ISMS- oder NIS-2-Strukturen abstimmen. Datenschutzrechtliche Zwecke, Rechtsgrundlagen und Betroffenenrechte bleiben eigenständig zu prüfen.

Wie berücksichtigen Sie kleinere Unternehmen?

Wir richten die Ausgestaltung an Ihren tatsächlichen Verarbeitungen, den geltenden Anforderungen und den Risiken für betroffene Personen aus. Geeignete vorhandene Abläufe werden genutzt, Zuständigkeiten verständlich festgelegt und Unterlagen überschaubar gehalten. Auch bei wenigen Beschäftigten können sensible Daten oder risikoreiche Verarbeitungen besondere Maßnahmen erfordern.

Angrenzende Leistungsfelder

Informationssicherheit und ISMSEin ISMS nach ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz aufbauen und prüffähige Nachweise entwickeln.Interne Audits und LieferantenauditsManagementsysteme und Lieferanten risikoorientiert prüfen oder Kundenprüfungen vorbereiten.Lieferantenmanagement und DrittparteienrisikenDienstleister risikoorientiert steuern, Kundenanforderungen bearbeiten und Lieferantenaudits vorbereiten.KI-Governance und EU AI ActKI-Einsatz erfassen, Rollen und Pflichten einordnen, Freigaben und Nachweise organisieren.

Passende Unterstützung im Datenschutz klären

Im Orientierungsgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage und den passenden Umfang einer Zusammenarbeit.

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